Jednání Rady města Český Krumlov od května bez papíru

aktualizováno 30.04.2015

Radní Českého Krumlova 30. března souhlasili s předloženým návrhem, že materiály pro jednání rady budou od května předkládány pouze v elektronické podobě. Tímto rozhodnutím dojde v souhrnu za jedno volební období k úspoře nákladů na tisk materiálů v objemu téměř 100 000 Kč. K této sumě je nutné navíc připočíst ještě úsporu financí za opotřebení kopírovacích strojů a tiskáren a v neposlední řadě čas strávený zpracovateli při tisku materiálů, jejich kompletaci či náklady na distribuci.

Na březnové schůzi rady města radní znovu otevřeli diskuzi na téma předkládání materiálů na své jednání pouze v elektronické podobě. Ten den bylo na program jednání zařazeno 42 bodů, celkem 989 stránek na jedno pare, kopií se zhotovuje jedenáct.
Závěrem diskuze byl zadán úkol tajemníkovi městského úřadu Radimu Roučemu připravit podklady pro navrhovanou změnu. Na jednání 30. března byla prezentována čísla současných nákladů a možných budoucích úspor. Náklady na tisk materiálů v roce 2014 činily téměř 48.000 Kč, odhadované náklady na rok 2015 byly vypočteny (při nových úsporných opatřeních) na 35.500 Kč, za volební období tedy 142.000 Kč. Po odečtení nákladů na nákup hardwarového zařízení pro neuvolněné členy rady města ve výši 44.000 Kč byla při čtyřletém volebním období úspora za tisk materiálů pro jednání rady města vyčíslena na 98.000 Kč. Navíc se další úspora, která není v této sumě započtena, týká nákladů za opotřebení kopírovacích strojů a tiskáren, nákladů na distribuci, jakož i času zpracovatelů při tisku a kompletaci tištěných podkladů.

Na základě předložených kalkulací souhlasili radní se změnou v předkládání materiálů, a to s účinností od května 2015, kdy obdrží podklady na jednání Rady města Český Krumlov již jen v elektronické podobě.
Změnu vítá rovněž tajemník úřadu Radim Rouče: „Návratnost investice a začátek úspory se projeví již po roce fungování nových opatření. S výhledem na čtyřleté volební období toto rozhodnutí velice kvituji. Úřad bude mít nyní také více prostoru pro zpracování složitějších podkladů, aniž by to jako dosud mělo vliv na distribuci podkladů pro jednání. Radní navíc mohou především díky Google Apps tablety využít i pro jiné účely, jako komunikace a spolupráce s úřadem, plánování schůzek a tak podobně."
K jednomu bodu jednání rady města se připravuje v průměru 12 stránek, materiály se vyhotovují v 11 kopiích pro radní a pro potřeby městského úřadu (archivace apod.). V roce 2014 byly připraveny podklady pro 671 bodů jednání. Předpokládá se, že hardwarové zařízení bude po skončení volebního období předáno zvoleným členům Rady města a že tento model předkládání materiálů bude fungovat i po roce 2018.

Změnu v předkládání materiálů tajemník podporuje rovněž pro jednání Zastupitelstva města Český Krumlov. „Pokud by také zastupitelé schválili předkládání materiálů na své jednání pouze v elektronické podobě, ušetřil by úřad na nákladech za tisk podkladů za volební období přes 300.000 Kč. Nezajímavá není možnost využití tabletů zároveň i jako hlasovacích zařízení při jednáních zastupitelstva," doplnil Radim Rouče.

Předpokládané náklady na tisk materiálů pro jednání zastupitelstva v roce 2015 byly vyčísleny na 40.500 Kč. Jednání se uskuteční za rok 11, což odpovídá 158 projednaným bodům. Vzhledem k počtu zastupitelů však úřad připravuje 26 kopií, vyšší oproti jednání rady je také průměrný počet stránek k jednomu bodu, a to 18. Některé podklady navíc vyžadují barevné kopie, což samozřejmě opět zvyšuje náklady.

Městský úřad se v současné době věnuje realizaci technických a organizačních opatření v souvislosti s připravovanou změnou. Radní rovněž museli schválit nový Jednací řád Rady města Český Krumlov, který nyní zahrnuje možnost předkládání materiálů na jednání rady v elektronické podobě.